Kebijakan Privasi
SEPAKAT — Sistem Elektronik Pertemuan: Agenda, Kehadiran, Arsip, dan Tindak lanjut · diperbarui 28 September 2026
Ringkasan
Aplikasi SEPAKAT mengumpulkan nama, jabatan, instansi, waktu kehadiran, dan tanda tangan peserta pertemuan. Data itu dipakai untuk satu keperluan: membuktikan kehadiran pada pertemuan kedinasan, menggantikan daftar hadir kertas.
Data tidak dijual, tidak dibagikan kepada pihak di luar Pemerintah Kabupaten Paser, dan tidak dipakai untuk keperluan lain di luar penyelenggaraan pertemuan.
Data yang dikumpulkan
| Nama lengkap dan gelar | Diisi sendiri oleh peserta, atau terisi otomatis bila jabatannya sudah terdaftar. |
|---|---|
| Jabatan dan instansi | Dipilih atau diketik sendiri oleh peserta. |
| Tanda tangan | Gambar goresan yang dibubuhkan peserta di layar. Disimpan sebagai gambar, bukan sebagai tanda tangan elektronik tersertifikasi. |
| Waktu kehadiran | Tanggal dan jam saat peserta mengirimkan kehadiran. |
| Jenis perangkat | Hanya penanda apakah diisi lewat HP atau tablet panitia. |
Aplikasi tidak mengumpulkan NIP peserta, nomor telepon, alamat rumah, nomor rekening, data kependudukan, lokasi, maupun data biometrik. Aplikasi juga tidak memasang pelacak pihak ketiga.
Dasar dan tujuan pengolahan
Pengolahan dilakukan dalam rangka pelaksanaan tugas dan kewenangan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Tujuannya terbatas pada:
- menyusun daftar hadir pertemuan kedinasan beserta bukti tanda tangannya;
- menyusun berkas pelaksanaan pertemuan berupa undangan, daftar hadir, materi, dokumentasi, dan notula;
- menyusun rekapitulasi jumlah pertemuan dan jumlah peserta sebagai bahan laporan kinerja.
Rekapitulasi disajikan sebagai angka, bukan sebagai daftar nama perorangan.
Siapa yang dapat melihat
Akses dibatasi menurut peran, dan setiap pertemuan melekat pada satu perangkat daerah penyelenggara.
- Operator dan Admin OPD melihat daftar hadir pertemuan di perangkat daerahnya sendiri.
- Pimpinan OPD melihat arsip pertemuan di perangkat daerahnya, tanpa dapat mengubah.
- Super Admin dan Pimpinan Daerah dapat membuka berkas pertemuan seluruh perangkat daerah.
- Peserta pertemuan hanya mengisi kehadirannya sendiri dan tidak dapat melihat daftar hadir peserta lain.
Seluruh perubahan data dan percobaan masuk tercatat pada catatan aktivitas aplikasi, memuat nama akun, tindakan, waktu, dan alamat perangkat di jaringan. Catatan itu dipakai untuk pemantauan keamanan, hanya dapat dibuka Super Admin dan Admin OPD, dan tidak memuat data peserta pertemuan tanpa akun.
Penyimpanan dan pengamanan
Data disimpan pada pusat data yang dikelola Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian Kabupaten Paser, tidak pada layanan awan pihak ketiga di luar penguasaan Pemerintah Kabupaten Paser.
- Kata sandi tidak pernah disimpan dalam bentuk aslinya, melainkan diacak dengan metode bcrypt.
- Masuk ke aplikasi memerlukan kata sandi yang kuat dan menjawab soal penapis robot.
- Pencadangan dilakukan rutin dan disimpan pada media terpisah.
Lama penyimpanan
Berkas pertemuan merupakan arsip kedinasan, sehingga disimpan mengikuti Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di lingkungan Pemerintah Kabupaten Paser. Data yang telah melewati masa retensinya diperlakukan sesuai ketentuan kearsipan.
Hak Anda sebagai pemilik data
Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022, Anda berhak mengetahui data apa yang disimpan tentang Anda, meminta pembetulan bila keliru, meminta penjelasan atas penggunaannya, serta mengajukan keberatan.
Permintaan disampaikan kepada perangkat daerah penyelenggara pertemuan, atau kepada narahubung di bawah. Perlu diketahui, permintaan penghapusan atas data yang sudah menjadi arsip kedinasan tunduk pada ketentuan kearsipan dan tidak selalu dapat dikabulkan.
Narahubung
Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian Kabupaten Paser
Jalan R.M. Noto Sunardi Nomor 01, Tanah Grogot, Kabupaten Paser, Kalimantan Timur 76251
Telepon (0543) 21150
Nama dan kontak pejabat pelindung data pribadi dilengkapi setelah ditetapkan.